Congressen bieden een uitstekend platform voor het delen van de nieuwste ontwikkelingen en prestaties binnen een vakgebied of sector. Maar als jouw congres jaarlijks wordt georganiseerd, kan het best een uitdaging zijn om elke editie voor de deelnemers weer minstens zo interessant en aantrekkelijk te maken als de voorgaande editie. Hoe voorkom je dat jouw congres routinematig gaat voelen en vernieuwing mist, zonder meteen enorme extra bedragen te hoeven investeren? We presenteren je een aantal eenvoudige, maar indrukwekkende manieren om jouw congres een upgrade te geven, zodat deze editie nog lang in de herinnering van de deelnemers zal blijven hangen.

1. Gebruik tools voor het bevorderen van netwerken

Om het netwerken tijdens jouw congres te bespoedigen en ervoor te zorgen dat iedereen elkaar gemakkelijk weet te vinden, is geavanceerde congresregistratiesoftware met de mogelijkheid van bijvoorbeeld on-site badgeprinting een pré. Introduceer ook gamingelementen in de netwerkmomenten, zoals een digitale speurtocht of een quiz die deelnemers door het evenement leidt. Dit moedigt actieve deelname aan en maakt het netwerken leuk en interactief.

2. Creëer een beloningssysteem voor deelname

Ontwikkel een beloningssysteem om deelname en interactie te bevorderen. Creëer bijvoorbeeld een unieke 'congres munt' die mensen kunnen verdienen door deel te nemen aan sessies en vervolgens kunnen uitgeven aan exclusieve (after)content, workshops of netwerkgelegenheden. Dit stimuleert participatie. Je kunt er ook wedstrijdelementen aan koppelen. De deelnemer die de meeste munten bij elkaar heeft verdiend tijdens het congres, krijgt dan bijvoorbeeld een prijs.

3. Denk aan het welzijn van je deelnemers

Een hele dag rondrennen en handen schudden op een congres kan een intensieve aangelegenheid zijn. Heb hier oog voor en bied je deelnemers een welzijnszone aan, met activiteiten zoals mindfulness-sessies, korte meditaties om deelnemers op te frissen en gezonde hapjes en drankjes om te revitaliseren. Zorg ook voor voldoende pauzes en voldoende tijd tussen de verschillende onderdelen van het congresprogramma. Het introduceren van games en VR kan de congresvreugde voor deelnemers ook flink verhogen. Al dit soort extra’s laten zien dat de congresorganisatie oog heeft voor het welzijn van de deelnemers.

4. Maak ook de plenaire sessies zo interactief mogelijk

Voorkom situaties waarin sprekers alleen maar staan te zenden op het podium terwijl de zaal stiekem in slaap sukkelt bij gebrek aan engagement. Zorg liever voor live-polling en -feedback met behulp van mobiele technologie, om de meningen en voorkeuren van de deelnemers in de zaal in real-time te verzamelen. Dit maakt het congres interactiever en daarmee enerverend. Bovendien geeft de data die je uit de zaak ophaalt je waardevolle inzichten die je vervolgens weer kunt verwerken in artikelen en papers.

5. Bied ruimte voor flexibiliteit met online ondersteuning

Maak gebruik van een congresregistratiesoftware die deelnemers in staat stelt hun eigen agenda samen te stellen en op de dag zelf aan te passen. Dit verhoogt de persoonlijke relevantie van het programma en verbetert de tevredenheid van de deelnemers. De inzet van een hieraan gekoppelde specifieke congresapp kan de ervaring nóg gebruiksvriendelijker maken. Met behulp van al dit soort technologie optimaliseer je de deelnemersstromen en bied je zo veel mogelijk een persoonlijke ervaring voor iedereen. Door het gedrag en de voorkeuren van de deelnemers te analyseren, kun je bovendien toekomstige evenementen beter afstemmen op ieders behoeften.

6. Upgrade die goodiebag

Overleg met de standhouders en sponsors van jouw congres hoe jullie tot een waardige, écht betekenisvolle goodiebag kunnen komen. Wees creatief met wat je toevoegt aan de tas en denk verder dan een pen en notitieboekje. Het mooiste wat je met een goodie kunt bereiken is dat deelnemers dit item in het dagelijks leven veelvuldig gaan gebruiken, zodat zij het hele jaar door aan jouw congres worden herinnerd en volgend jaar zeker weer van de partij zijn.

7. Maak van duurzaamheid je prioriteit

Zet een stap verder dan de gangbare duurzaamheidsinitiatieven zoals het elimineren van het wegwerpplastic. Probeer van jouw congres bijvoorbeeld een zero-waste evenement te maken, of compenseer ruimhartig voor de CO2-voetafdruk van het congres. Communicatie hierover versterkt de maatschappelijke waarde van jouw congrestitel.

Door bovenstaande onverwachte maar toch zo logische tips toe te passen, til je jouw congres naar het hoogste niveau. Niet alleen verhoog je de tevredenheid en betrokkenheid van de deelnemers, je creëert ook een unieke en memorabele ervaring die hen lang na het evenement zal bijblijven. Het succes van een congres wordt niet alleen gemeten aan de inhoud, maar ook aan de manieren waarop je de deelnemers engageert en inspireert.

Exposanten hebben al genoeg aan hun hoofd in de aanloop naar de kunstbeurs. Gelukkig is Eventpartners er om hen te ontzorgen bij het uitnodigen van hun klanten en relaties, wat al een uitdaging op zich is. Vijf manieren waarop wij dat deden voor de KunstRAI.

1. Een afgeschermde omgeving

Iedere exposant kreeg toegang tot een eigen online omgeving, beveiligd met 2-factor authenticatie. Hiermee konden zij de gegevens van hun eigen relaties beheren en zelf hun gasten uitnodigen voor specifieke dagen en momenten.

2. Een uitnodigingssysteem op maat

Het uitnodigingssysteem werd van tevoren aangepast aan de wensen van de exposanten, zodat het uitnodigen van hun gasten snel en gemakkelijk kon verlopen.

3. Real-time inzichten

In de eigen persoonlijke omgeving konden de exposanten zien hoe het was gesteld met hun RSVP’s. Desgewenst kon er een reminder worden verstuurd.

4. Gedrukte uitnodigingen

Liever een gedrukte uitnodiging versturen? Geen probleem. De voor entree benodigde QR-code werd door Eventpartners op de kaart gedrukt.

5. Registratiebalie met opzoeksysteem

Gasten die hun ticket niet bij de hand hadden konden zich op de beurs laten registreren bij onze registratiebalie.

Amsterdam, 6 juni 2024 – We Are Live, een Amsterdamse producent van digitale en hybride events, kreeg dit jaar de eervolle opdracht om de wereldwijde livestream van de herdenking van 80 jaar D-day in Normandië te verzorgen. Dit evenement markeert de 80ste verjaardag van de bevrijding die plaatsvond op 6 juni 1944 – een historisch moment dat einde inluidde van de Duitse bezetting in WO-II. 

De herdenking, die slechts eens in de vijf jaar plaatsvindt, werd dit jaar bijgewoond door ongeveer 12.500 mensen en is door honderdduizenden kijkers wereldwijd gevolgd. Eén van de meest ontroerende aspecten van dit evenement was de aanwezigheid van een grote groep veteranen, ongeveer 200 in totaal, die nu tussen de 95 en 104 jaar oud zijn. Het is waarschijnlijk de laatste keer dat zo’n grote groep veteranen aanwezig kon zijn, wat deze herdenking extra bijzonder maakt. 

De ceremonie vindt plaats op het Normandy American Cemetery and Memorial, de Amerikaanse militaire begraafplaats in Normandië. De opdracht voor de livestream komt van de American Battle Monuments Commission (ABMC). Dit jaar waren zowel president Biden als president Macron aanwezig bij de herdenking. 

Thomas Mulder, partner bij WAL en Executive Producer van deze productie: “Het feit dat je als bedrijf niet alleen goedkeuring krijgt van de federale overheid, maar ook de verantwoordelijkheid mag dragen voor de hele show voelt als een enorme ‘vote of confidence”.

“De locatie is afgelegen en beslaat een groot terrein, wat zorgt voor een aantal technische uitdagingen,” aldus Mulder. “Daarnaast zijn er heel veel partijen waarmee we moeten schakelen, variërend van het Witte Huis, Secret Service en het Amerikaanse Ministerie van Defensie, tot internationale mediapartijen en AV-partijen voor licht en geluid. Dit maakt het event groot en complex, en daarmee interessant voor ons.”

Het team van We Are Live de verzorgde de World feeds voor grote broadcasters zoals ABC, CBS, CNN, FOX, NBC, Reuters, AP en TF1, waardoor het evenement wereldwijd toegankelijk was voor miljoenen mensen die de historische herdenking willen volgen. Naast de world feeds was We Are Live-team verantwoordelijk voor de showcalling en de schermregie voor dit bijzondere event. 

#AWC2024 #AAEWorldCongress

Next week, we will be present again at the World Congress of Associations in Graz.

Would you like to exchange thoughts on the challenges you face at association events and congresses or are you looking for a safe and user-friendly way to share videos with whoever you want, without uninvited viewers.

You can find us at table 24

We are happy to share our vision and solutions with you.

#Congress #Leadership #Events

Zeg vaarwel tegen reistijd en ongemakkelijk weer, want wij komen naar jou toe om een onvergetelijke dag vol plezier en actie te creëren! Of je nu in een kantoor, congreszaal of schoolgebouw bent, wij passen onze activiteiten aan aan de beschikbare ruimte en zorgen voor een naadloze ervaring!

Benieuwd naar wat we voor jouw team kunnen betekenen? Aarzel niet langer en neem contact met ons op om jouw indoor teambuilding te bespreken en geef je team een dag om nooit te vergeten! 👉 https://www.geoteam.be/nl/contact?utm_source=eventplanner&utm_medium=social&utm_campaign=040624

Goed nieuws voor alle wafel- en bierfanaten in Gent! Waffles ’n Beer heeft fantastische plannen: we openen deze zomer een splinternieuwe zaak midden in het kloppende hart van Gent. Bereid je voor op een smaakexplosie dankzij onze overheerlijke wafels en uitgekiende selectie bieren, precies wat deze sfeervolle stad verdient.

En dat is nog niet alles, want in Brugge hebben we ook een nieuwe vestiging geopend in de mooie Sint-Gillis buurt. Deze nieuwe locatie is perfect voor grote groepen. Ideaal dus voor teambuildings, vrijgezellenfeestjes of andere privé-evenementen!

Hou je ogen open voor de bekendmaking van de openingsdatum en wees erbij als we de unieke sfeer van Waffles ’n Beer naar de gezellige straatjes van Gent brengen!