Objectifs :

• Concevoir, créer, utiliser et décider grâce aux tableaux de bord prospectif, aux tableaux de bord
• Optimiser ses tableaux de suivi

Attention : Il s’agit d’une ébauche d’article, non finalisée.

Mise à jour : 20/05/2012

Ce que n’est pas un tableau de bord

Ci-dessous la copie d’une diapositive de la présentation ppt que je montre en formation. Sans les animations elle est moins lisible, mais elle donne déjà une idée de ce que ne doit pas être nos « tableaux de bord », alors que bien souvent il ne sont que cela.

Ainsi, nos « tableaux de bord » en collectivité sont, dans l’immense majorité des cas, centrés sur l’identification de ce qui n’a pas fonctionné, et de qui n’a pas bien œuvrer. On se trouve alors dans un état d’esprit de censeur :

• on va soit plutôt sanctionner dès que les résultats attendus n’ont pas été atteint (théorie X)
• soit veiller à récompenser lorsqu’ils sont atteints (théorie Y).

Afin de sortir de ce cercle vicieux, créant de la démotivation, on peut s’appuyer sur l’Analyse Transactionnelle. Je trouve que – pour une fois – les termes de l’AT sont très parlant. Il s »agit donc de s’extirper d’une position de Parent, effectuer un contrôle en rétroviseur, voire demander à ses collaborateurs de faire de beaux tableaux, pour passer à la position d’Adulte. En d’autres termes le but est de réaliser non plus uniquement des tableaux de suivi de l’activité mais des tableaux de bord.

Pourquoi avoir de véritables tableaux de bord(TDB)

et plus seulement des tableaux de Suivi de l’Activité (TSA)

Différences TDB et TSA

La forme d’un tableau de bord

Les tableaux de bord servent à DECIDER. Nous dirons donc que DECIDER est le 5ème élement du TDB. S’il y a un 5ème élément, c’est bien qu’au préalable il y en a 4.

L’un des principes est que les 4 fonctions cognitives soient présentes. Notamment que la lecture du TDB puisse être facile

• pour un cerveau gauche : analytique, factuel, avec du chiffre
• pour un cerveau droit : global, visuel et empathique

Si tel est le cas, automatiquement votre tableau de bord est efficace.

Ces sujets sont traités lors de mes formations et pendant mes interventions en collectivité. En effet mon objectif est toujours de rendre autonome les collaborateurs. C’est ce que l’on appelle le sens du service public partagé !

N’hésitez pas à me solliciter pour plus d’informations

Construire son TDB : de l’orientation aux objectifs

Une fois les objectifs rédigés, c’est à dire dès que j’ai défini précisément de quoi il s’agit, ce que je veux mesurer et pourquoi, j’en déduits un certains nombre d’indicateurs.

La forme et le fond de mon tableau dépendent du niveau hiérarchique des destinataires :

• Plus je m’approche des élus, plus l’information est stratégique, à visée d’anticipation : mon indicateur sera rebouclée sur l’orientation fixée
• Si je construits mon tableau pour la DG-Directeurs, je pilote par objectif, mon tableau de bord profitera d’indicateurs composites liés aux objectifs déterminés.
• Si mes tableaux servent à suivre mes activités importantes, mon TSA aura des indicateurs « simples »

Construire son tableau : des Objectifs aux indicateurs

Quelques conseils

Les outils des tableaux de bord

Une base de données (BDD)

• unique sur excel, à chaque fois que c’est possible
• utilisation de BO (requêteur) avec des Univers bien définis
• Facilitation des saisies pour empêcher les erreurs (validation, protection, masquage)
• Mise à disposition de la BDD pour saisies par plusieurs personnes, de façon sécurisée
• Mise en place de dispositifs de vérification « on the go » (au fur et à mesure de la saisie)
• Une cellule = une information
• Toutes les informations nécessaires dans ce tableau
• La BDD peut être laide, vue qu’elle n’est jamais transmise !
• Ergonomie de la BDD : plus de clarté et plus de rapidité, sans casser la mise en page indispensable pour s’en servir ensuite (TSA, TDB)

Des TSA qui en découlent

• Des Tableaux croisés dynamique pour me simplifier la vie !
• Automatisation maximum des calculs et des graphiques
• Utilisation de la fonction photo sur excel
• Mise en place de Macro pour automatiser des fonctionnalités plus complexes

Des TDB qui se nourissent des TSA et de la BDD

• BDD = info des mes actions = indicateurs de flux
• plusieurs indicateurs de flux combinés = indicateurs composites = indicateurs de TDB
• Quelques indicateurs composites, éventuellement liés à des indicateurs d’un autre TDB = indicateurs de TDB-P (Tableau de bord Prospectif)

Ces sujets sont traités lors de mes formations et pendant mes interventions en collectivité. En effet mon objectif est toujours de rendre autonome les collaborateurs. C’est ce que l’on appelle le sens du service public partagé !

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Bibliographie :