タイマー＆付箋で管理すれば仕事のムダがなくなる
仕事の量が多いわけでもないのに残業してしまう。一生懸命仕事をしているのにはかどらない。このようなことは、だれもが感じたことがあるかと思います。ただ、このような状態が慢性化しているのであれば、問題点は何なのかを考え、早急に改善したほうがいいのはいうまでもありません。ところが、問題点がわからないこともあります。こうなると、とにかく意識して効率よく仕事を進めていくしかありませんが、いつまでも改善しないことは少なくありません。
このような人は、仕事ごとにどれだけ時間がかかったのかを計ってみるといいでしょう。そこから改善点が見えてくることもあります。今回は、タイマーと付箋を使って仕事のムダをなくす方法について説明します。ちょっと意識してみるだけで改善できる簡単な方法ですので、ぜひ参考にしてみてください。
■仕事ごとに時間を見積もり「10％短縮」を目指す
効率的な仕事ができている、と思っている人でも、仕事ごとに時間を計ってみると、意外と重要な仕事に時間が使えていないことに気づき、愕然とする人は多いかもしれません。
特にこのような人に多いのは、「ムダな打ち合わせ」「非効率な外出」「ネットサーフィン」です。具体策を決める打ち合わせ以外はしない、と決めるだけでも打ち合わせに対する意識が変わり、ムダな打ち合わせを減らすことにつながります。非効率な外出は、緊急を要さない外出以外は、できるだけまとめて外出するよう心掛けるだけでも、外出に取られる時間が確実に減ります。ネットサーフィンは、時間を決めてやるだけでも、ダラダラと時間を費やしてしまうことがなくなります。
どれも当たり前すぎることですが、これらのことを少し意識するだけでも、確実に有効な仕事に使える時間は増え、残業は減らせます。このほかにも、「ムダ」「非効率」はないかを洗い出し、時短につながる改善策を考えてみるといいでしょう。
仕事の時間を計る場合は、まずルーチンワークや慣れた仕事で見積もってみてください。これを何度か行えば、ある程度正確に見積もれるようになってくるかと思います。慣れてくれば、難しい仕事や時間のかかる仕事も、見積もってみるとうまくいきます。仕事の時間を正確に見積もれるようになることは、「段取りどおりの仕事」に磨きをかけるのに欠かせません。
見積もった時間内に仕事を仕上げることができるようになれば、それだけでもダラダラ仕事がなくなり、時間の短縮につながるかと思います。さらに見積もった時間の10％短縮を目指して仕事に取り組んでみてください。難しいようでしたら、5％短縮でもかまいません。この10％、5％の短縮を意識するだけで集中力が高まり、仕事の効率化に磨きがかかります。
仕事の時間を計るときですが、タイマーを使うといいでしょう。ひと目で確認できる場所に置き、視覚的にも時間を意識することで、さらに集中力が高まります。お薦めのタイマーは、手のひらにすっぽりと収まる「デジタルタイマー クイック TD-370N」（タニタ、アマゾン価格は1236円）です。電子ブザー音とバイブレーションの切り替えが可能で軽量・コンパクトなため、どこでも使うことができます。
■重要な仕事は、「目立つ付箋」に書いて貼っておく
仕事ごとの時間の見積もりが正確にできるようになったら、さらに効率よく仕事をするには、どうしたらいいのかについても考えてみてください。
たとえば、集中力が高まっているときに重要な仕事をすれば、効率が上がるのはいうまでもありません。そのため、自分の集中力の高い時間帯がいつなのかを知っておくといいでしょう。たとえば、午前9時半から11時、午後3時から4時半が集中力の高まる時間帯なら、急ぎの仕事がない限り、この時間帯で重要な仕事をするのです。
このほか、昼休みや外出の30分前も集中力を高めやすい時間帯といえます。これはあと30分で離席しなければならないことで、自然とラストスパートがかけやすくなるからです。逆に、集中力が途切れたときに、15分でもルーチンワークや慣れた仕事をすれば、いい気分転換になり、仕事のリズムがよくなることがあります。
急ぎの仕事がないときは、集中力に関係なく10分でできる仕事はすぐにしたほうがいいでしょう。たとえ10分でできる仕事といえども、やらなければならない仕事がたまっていくと、必要以上に忙しく感じることがあるからです。また、し忘れ防止にもつながります。
TO DOを付箋に書いてパソコンのフレームや、目につくところに貼っている人は結構います。し忘れ防止には有効ですが、やることが増えると付箋の数も増えるため、急ぎの重要なTO DOがほかの付箋に埋もれてしまうことがあります。これでは仕事の優先順位を間違え、期限までに仕上げることができない恐れが出てきます。また、剥がれてしまう危険性もありますので、強粘着の付箋を使うべきです。
対策としては、急ぎの重要なTO DOは、ほかの付箋とひと目で区別できる付箋を貼っておくといいでしょう。お薦めの付箋は「ポスト・イット やることメモ」（3M、販売価格は税別350円）です。期限記入欄があるため視覚的にも目立ち、従来の付箋の約2倍の粘着力なため、パソコンのフレームに貼っても剥がれにくいのが特長です。
（フリーランスライター 桃山透＝文）
