目からウロコの便利さ！Outlook 2016の未読メールだけをまとめて表示させる方法
OfficeのプレインストールされたパソコンにはOutlookが付いてくるので、仕事のほかにも個人で活用している方も多いだろう。
今回は、Outlookの「検索フォルダー」を使って、未読メールだけをまとめて一覧表示するテクニックを紹介しよう。なお、利用するのは、最新版のOutlook 2016とする。
●未読メールが複数のフォルダーに散在してしまう！
Outlookには、あらかじめ設定した条件によって、受信メールが自動でフォルダーに仕分けられる機能が用意されている。この機能を利用して、取引先ごとにメールを自動分類したり、特定の相手からのメールだけを特定のフォルダーに保存したりしている方は多いだろう。
ただし、受信メールが増えてくると、未読メールの扱いが面倒になってくる。
特に、受信メールをフォルダーに自動仕分けしていると、未読メールがあちこちのフォルダーに散在してしまうからだ。
次の画面は、こうした状態を示している。各フォルダーの末尾に、未読メールの数が表示されているのがわかるだろう。
フォルダー末尾の数字は、各フォルダー内の未読メールの数を示している。未読メールが複数のフォルダーに散在していることがわかる。
●検索フォルダーを使って未読メールをまとめて表示させる
こうした状態になると、「未読メールだけをまとめて見たい」と思うようになるはずだ。
ただし、仕分け機能で未読メールだけを仕分けることはできない。
メールを受信した時点ではすべてのメールは「未読」であるため、「未読」は仕分けの条件にはならないからだ。
そこで活用したいのが「検索フォルダー」だ。
Outlookの検索フォルダーは、受信済みメールから条件に合うメールだけを絞り込み、一覧表示する機能である。
表示されるのはあくまで検索結果なので、もとのフォルダーからメールが移動することはない。
設定手順は、次のとおりだ。
フォルダー覧で「検索フォルダー」を右クリックし、［新しい検索フォルダー］を選択する。
「未読のメール」を選択して［OK］ボタンをクリックする。
検索フォルダーの下に「未読のメール」フォルダーが作成され、すべての未読メールだけが表示される。
設定はこれだけだ。繰り返しになるが、
「未読のメール」フォルダーには、あくまで検索結果だけが表示される。
オリジナルのメールは、もとの仕分けたフォルダーに保存されたままとなる。
なお、「未読のメール」フォルダーを頻繁に利用するのであれば、「お気に入り」に登録しておくと便利だろう。
以下の手順で登録すれば、左上の「お気に入り」に追加され、いつでもアクセスできるようになる。
「未読のメール」フォルダーを右クリックし、［お気に入りに表示］を選択する。
左上の「お気に入り」に「未読のメール」フォルダーが追加される。これで、いつでも未読メールを一覧表示できるようになる。
井上健語（フリーランスライター）
